Laporan tentang perkata yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat
2. Apa dicatit ?
- semua isi penting mesyuarat
- semua keputusan yang dicapai dan tindakan oleh siapa
- cadangan dan sokongan
- nama pencadang dan penyokong
-
- Prestasi kewangan
3. Proses ?
- Pra Mesyuarat
--> menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat dengan pengerusi
--> membuat tempahan bilik mesyuarat
--> Menghantar surat jemputan bersama dokumen mesyuarat - 10 hari sebelum mesyuarat
----> mengandungi nama mesyuarat, tarikh, masa, tempat, masa mula, masa tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi, jenis pakaian.
--> pastikan tempat mesyuarat :-
---> bilik mesyuarat bersih
---> tempat duduk mencukupi
---> Sediakan nama pengerusi dan ahli mesyuarat hadir (sekiranya perlu)
---> alat pembesar suara berfungsi
---> Alat tulis
---> Minuman ditempah
--> Setiausaha bersama pengerusi meneliti maklumbalas diterima dan kenalpasti tindakan selesaikan masalah
- Draf disediakan dalam masa 3 hari selepas mesyuarat dan diserah kepada pengerusi
- Minit mesyuarat sebenar (diluluskan Pengerusi) diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam 7 hari selepas mesyuarat
- Minit menjadi dokumen rujukan untuk dilaksanakan tindakan diputuskan
4. Butiran mesyuarat
- Nama Mesyuarat
- Bilangan kali mesyuarat
- Tarikh
- Masa
- Tempat
5. Senarai kehadiran
- penting untuk pengesahan minit mesyuarat lepas
- kehadiran (nama dan jawatan)
--> Hadir
--> Turut Hadir (bukan ahli - sebagai pemerhati @ undangan khas)
--> Tidak hadir (bersebab @ tidak bersebab)
6. Isi minit mesyuarat
- Ucapan alu - aluan pengerusi
- Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- Perkara berbangkit
- Perkara yang ditetapkan dalam agenda
- Hal - hal lain
- Ucapan penutup / penangguhan oleh pengerusi
- Tandatangan pencatat
- Tandatangan penyemak / pengerusi
7. Ungkapan sepatutnya
BETUL : memandangkan bahawa …. maka …..
—SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab
—
—BETUL : berbangkit daripada …. —SALAH : oleh itu
—
—BETUL : beliau berpendapat … —SALAH : beliau berfikir ….
Mesyuarat bersetuju menerima …..
—Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa ……
a.Jawatankuasa kecil Penganugerahan …. telah mengesahkan minit mesyuarat yang telah diadakan pada ….. tanpa sebarang pindaan.
b.Minit mesyuarat yang diadakan pada ….. telah disahkan tanpa sebarang pindaan.
Minit mesyuarat yang diadakan pada …. telah disahkan dengan pindaan yang berikut :
i. …………
ii. ………………
iii. ………………
—Batalkan ceraian …… yang berbunyi
—Gantikan dengan ……
—Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula tawaran yang dikemukakan semula.
—Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan mengkaji hal tersebut dengan teliti.
—Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib melonggarkan syarat kemasuka yang ada sekarang.
Bersetuju atau menolak
Meluluskan atau tidak meluluskan
Memperakukan ata tidak memperakukan
Disediakan oleh :............
(nama penuh setiausaha)
Disahkan oleh :...............
(nama penuh pengerusi)
